Praktische Tipps und nützliche Instrumente

In einigen Arbeitsfeldern, wie z. B. in der Gastronomie, kommt es oft vor, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber um einen Vorschuss auf seinen Lohn bittet. Zum Feierabend entsteht vielleicht der Wunsch des Arbeitnehmers, noch spontan auszugehen oder etwas einzukaufen, ohne unbedingt das Geld von der Bank abheben zu müssen; so bittet der Arbeitnehmer den Arbeitgeber um Auszahlung eines Betrages, der dann am Ende des Monats von seinem Gehalt abgezogen werden kann. Dies ist eine gängige und rechtmäßige Praxis, die jedoch manchmal zu unangenehmen Situationen führen kann.

Vor einigen Monaten haben wir uns im Rahmen einer Kündigungsschutzklage mit der Praxis der Lohnvorschüsse und der Wirksamkeit zu deren Beweismittel, mit denen die Übergabe von Bargeldbeträgen im Wege eines Lohnvorschusses dokumentiert wurde, auseinandersetzen müssen. In einem Gerichtsverfahren werden diese manchmal vom Richter als unwirksam angesehen.

Im vorliegenden Fall hatte der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter, dessen Familie sich in ernsten finanziellen Schwierigkeiten befand, einen hohen Geldbetrag (in Höhe eines Monatsgehalts) durch mehrere Lohnvorschüsse ausgezahlt. In der Klage wurde dann aber die Nichtzahlung seines Gehalts für den letzten Arbeitsmonat behauptet und der Arbeitnehmer bestritt die Aushändigung des Bargeldes im Rahmen eines Lohnvorschusses.

Unser Mandant, ein Restaurantbetreiber, hat, um die Übergabe des Bargelds dokumentieren zu können, Tabellen mit Namen, Datum, Höhe der Anzahlung und Unterschrift des empfangenden Arbeitnehmers geführt. Außerdem nutzte er handgeschriebene Zettel, auf denen er immer das Datum und den Betrag der Auszahlung vermerkte, ebenfalls mit der Unterschrift des Arbeitnehmers. Die Praxis der Auszahlungen war allen Arbeitnehmern vorbehalten und stellte eine übliche Gefälligkeit unseres Mandanten gegenüber seinen Arbeitnehmern dar.

Aufgrund unserer Erfahrung in diesem Bereich, in dem wir die Interessen zahlreicher Mandanten vertreten, die Unternehmer auf diesem Gebiet sind, konnten wir feststellen, dass diese Vorgehensweise tatsächlich üblich ist und von vielen Gastronomen angewandt wird, obwohl selbige zu zahlreichen Problemen führen kann, insbesondere im Falle eines späteren Rechtsstreits zwischen den Parteien.

Mit diesem Artikel möchten wir die Regeln, die dieser Geschäftspraxis zugrunde liegen, näher beleuchten und den Arbeitgebern die notwendigen Instrumente an die Hand geben, um sich im Hinblick auf künftige (Rechts-) Streitigkeiten zu schützen.

Rechtliche Grundlagen

Das Hauptproblem dieser Geschäftspraxis besteht darin, dass es im BGB keine spezifische Regelung für diese Praxis gibt und die Rechtsprechung zu diesem Punkt spärlich und uneinheitlich ist.

Gehaltsvorschüsse können in einer schriftlichen Vereinbarung zwischen den Parteien, in einer Vertragsklausel oder in Tarifverträgen vorgesehen werden; häufig ergeben sie sich einfach im Rahmen der betrieblichen Praxis, die als gebräuchlich und damit als unbestimmt anzusehen ist.

Nach § 614 BGB entsteht der Anspruch des Arbeitnehmers auf Vergütung nach Erbringung seiner Arbeitsleistung; die Vergütung wird in der Regel monatlich durch Überweisung auf ein Bankkonto am Ende des Monats oder zu Beginn des Folgemonats ausgezahlt. Die Auszahlung des Gehalts erfolgt am Ende des Zeitraums, auf den sich die Dienstleistung bezieht.

Der Arbeitgeber ist also nicht gesetzlich verpflichtet, Vorschüsse auf das Gehalt zu zahlen; es handelt sich um eine rein freiwillige Gefälligkeit seinerseits, wenn der Arbeitnehmer ihm nachweist, dass er umgehend Bargeld benötigt und ihn ausdrücklich um diesen Vorschuss bittet.

Es kann jedoch vorkommen – und das ist insbesondere bei einer Kündigung häufig der Fall -, dass der Arbeitnehmer bestreitet, den Vorschuss erhalten zu haben, und den Gesamtbetrag des am Ende des Monats zu zahlenden Gehalts einfordert.

Gerade im letzteren Fall muss der Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass diese Leistungen vom Arbeitnehmer als solche anerkannt werden und dann vom Monatsgehalt abgezogen werden können, ohne dass es zu unangenehmen Streitigkeiten vor dem Arbeitsgericht kommt.

Es wird davon ausgegangen, dass diese Vorschüsse steuerpflichtig sind und daher auf der Lohnabrechnung erscheinen müssen. Dies ist jedoch nicht ausreichend.

Selbst bei einer mündlichen Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber ist es wichtig, dass sich beide Parteien zum Zeitpunkt der Zahlung über die Art des Vorschusses einig sind. Da der Vorschuss häufig in bar und damit nicht durch eine leicht zu dokumentierende Banktransaktion gezahlt wird, muss der Arbeitgeber nachweisen, dass die Zahlung erfolgt ist, und der Arbeitnehmer muss den Erhalt des Bargelds als Vorschuss bestätigen.

Tabellen mit Vorschüssen aus der Kasse, auch wenn sie namentlich bezeichnet und sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer unterschrieben sind, und/oder handschriftliche Notizen, auch wenn unterschrieben, können nicht als ausreichend angesehen werden, um im Falle eines späteren Gerichtsverfahrens die tatsächliche Zahlung des Vorschusses zu beweisen. Mehr Formalität und eine gewisse Vorsicht sind damit geboten.

Einige nützliche Tipps

  1. Vermeiden Sie Bargeldvorschüsse.Auch wenn es bequemer ist und manchmal ausdrücklich verlangt wird, ist es ratsam, die Aushändigung von Bargeld, auch als Vorschuss, so weit wie möglich zu vermeiden. Es wäre sinnvoller, wenn der Arbeitgeber den Betrag auf das Girokonto überweisen würde, auf das dann auch das Gehalt überwiesen wird;
  2. Verwendung von Quittungen zum Nachweis des Lohnvorschusses.Sofern der Vorschuss in bar erfolgen soll, raten wir unseren Mandanten dringend an, die Auszahlung durch eine unterschriebene und datierte Quittung zu dokumentieren. Mit dieser Quittung bestätigt der Angestellte den Erhalt des Geldes im Rahmen der Gehaltsvorauszahlung und die Höhe des Betrages. Außerdem kann der Arbeitnehmer auf der Quittung angeben, ob das Geld von dem nächsten Gehalt abgezogen oder es in bar / per Überweisung zurückbezahlen wird.

Nachstehend finden Sie die Möglichkeit des Downloads einer Mustervorlage einer Vorschussquittung in deutscher Sprache mit italienischer Übersetzung, die Sie ausdrucken und ausfüllen können. Hiermit ist dann ein größtes Maß an Nachweiserbringung auch im Rahmen eines evtl. Rechtsstreits erfolgt.

Download Mustervorlage Vorschussquittung in deutscher Sprache mit italienischer Übersetzung

Setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung, sobald Sie weitere Fragen zu diesem Thema oder zu anderen Fragen des Gesellschafts-, Arbeits- oder Handelsrechts haben.

Massimiliano Condò – Avvocato und Rechtsanwalt
Giulia Dall’Anese, LL.M. Oec. – Avvocato und Mitglied der Hanseatischen Anwaltskammer Hamburg